浅论房地产权属档案的数字化管理

（成都市房屋产权监理处）

房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。

随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进了房地产档案管理模式的重大改变，实现了房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其例览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索人口，从而实现档案图文信息的全文检索，具有查询速度快、保存期限长、内容全面完整，档案利用不受时间、地点限制的优点

数字化房地产权属档案的建立是对登记发证所产生的产权产籍信息库的重要完善，登记发证所产生的信息只是数字化权属档案库的检索条目，即电子目录，通过该检索条目，可以不接触档案而查阅各种原始资料，全面了解房屋的产权状况。

目前，国内几乎所有城市的房管部门都已采用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理，但真正全面实现了权属档案数字化的地方并不多，其原因除实现权属档案数字化还没有一套完整的标准和规范外，很重要的一点在于受当时技术条件的限制，例如没有成熟的大容量存储技术、高速扫描技术、模糊识别技术等。随着科学技术的日益发展和计算机应用的普及，实现房地产档案管理现代化的条件已逐步成熟。

换成以磁盘、光盘或磁带为载体的档案，首先要进行数字化处理，扫描和数字照相是最常用的技术。高速扫描技术能够实现每分钟上千页的双面扫描，是以前每分钟只能扫描几页的单面扫描技术无法比拟的。数码相机虽也可以实现档案快速成像，但对操作人员的技术要求较高，且不易实现程序控制。因此，高速扫描仪的出现，为档案数字化提供了最现实的手段。

图像处理技术，要保证数字化档案图像清晰、又不能占用过多的存储空间，以提高在网络应用中的传输效率，必须对扫描图像进行分析，在不影响效果的前提下自动采用更高效的存储、压缩格式，还要实现对图像的自动识别分类，提高建库效率；对要求全文存储。全文检索的档案资料，在扫描建库时，还需用到汉字识别技术。

数字化档案必须有大容量、高效率的存储介质，以前，由于技术的限制，硬盘存储容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盘库作为介质。近年来，硬盘技术飞速发展，容量、可靠性均大幅提高，而成本却下降了许多。目前，专用存储硬盘的容量已达到TB级（ITB＝1000G），出现了大量以磁盘阵列为介质的存储解决方案，克服了光盘库检索速度慢、机械故障高的缺点。

另外，通过十多年的信息化建设，各地房管部门都培养了一批信息技术方面的专业人才，工作人员的计算机使用技能也大幅提高，各级领导也对本单位信息化建设前所未有地重视，把它作为提高管理服务水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力进行建设。

房地产权属档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案馆”。

目录管理是指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行分类编目，划分密级，编制检索工具的工作。

由于采用计算机进行登记发证，各地房地产权属档案的目录管理已基本实现了从簿式目录、卡片式目录向电子目录的转变，产权登记中的房屋所有权人、丘（地）号、房屋坐落（街道名称、幢号、房号）、房屋平面图号，他项权登记中的权利人，公、检、法查封登记中的被执行人、查封冻结标的地址，合同备案登记的合同号、买受人、房屋坐落等条目均可自动生成电子目录，作为查询检索条件，只要定义好电子目录与图象库的数据库记录的连接条件，即可根据要求检索到要求的资料。数字化档案对目录管理有特殊的要求：

首先，要提供强大的系统编目功能，工作人员可以根据应用需要生成档案目录表，查询某一件（宗）产权登记的资料，或查询某一种类型档案资料，通过编目，可以简单快速查阅。

其次，要便于系统权限的设置，在数字化档案系统中，电子目录是检索查阅档案资料的唯一人口，根据服务对象的类型，电子目录应能判断是否允许用户进入。

另外，还要便于档案统计，档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表。所有这些都有利于档案管理人员对档案管理做出及时有效的决策。

档案数字化过程即指房地产权属档案的收集、整理和归档。根据《城市房地产权属档案管理办法》，属于建档范围内的文件材料主要有三类：

第一类是房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；

第二类是房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图：房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；

第三类是房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根。权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表。房地产税费收据存根等。

这些文件材料页面大小、纸张厚薄、纸质均木一致，扫描建档中应有人工辅助过程，辅助工作融合到实物档案的人工整理归档的过程中；对于超大页面，可以采用工程扫描仪扫描，或低成本的数字照相方式；分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图已实现计算机制图的，可以直接转换为位图格式存储。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，不利于档案的方便利用，并且归档后的资料已不能修改，保留矢量图已无必要。

档案扫描过程与目录管理实现无缝连接，省去为文件取名、建立对应关系等多余步骤，提高建档效率。提高建档效率在档案数量庞大的房地产权属档案管理部门具有特别重大的意义，即使每页的扫描建档时间只节约几秒，最终对整个工作进度的影响可能是几个月，甚至上年。扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式，文件方式虽然简单易于实现，但在检索效率和安全性方面都得不到保障，只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库。即使采用数据库方式，当档案数量大时，如几十万卷档案的记录数就有几百万，方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统。

网络化（包括局域网和互联网）应用是房地产权属档案的利用的主要形式，只有实现档案管理网络化，才能真正体现档案数字化的各种优势，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。实现档案管理网络化解决了以前利用档案的种种不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，多人同时查询档案，不发生冲突。这些功能的实现，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的共享程度，优化社会资源的配置。

数字化档案作为档案的一种基本形式既有档案的基本特征，具有普通档案不具备的特点，如信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等，因此，数字化档案的管理有其特殊原则。

全程管理是指必须建立一个完整的管理体系，对数字化房地产权属档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念，包括档案管理的规则、方法、质量要求，以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾，以实现整个系统（软、硬件及信息）资源的最大共享和最大效益。

真实性是指数字化档案的内容、结构在经过建立、利用后保持不变，与原始状态一样，完整性要求记录房地产权属登记活动的档案内容要件齐全，内容。结构及背景信息没有缺损。真实性、完整性既是一种观念，又是这种观念通过技术手段在管理中的体现，需要分别制定真实性、完整性的标准。

可读性指档案经过存储、传统、压缩。加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出，并保持真实性。如不能保证档案的准确检索查阅利用，数字化档案也就失去了存在的价值。保障档案的可读性措施应贯穿于全部管理工作的始终，要统一数字档案的存储格式、软件环境，准确保存加密文件的加密、解密方式。

安全性指的是系统硬件和软件免受自然灾害和人为破坏的能力，也指防止房地产权属档案的散失、泄密。安全性保障应从制度着眼，技术手段着手，健全安全保密制度，合理设置用户权限，坚持定期数据备份。

权属档案的数字化管理是房地产管理现代化的重要组成，当前正处于起步阶段，针对有关实际情况提出几点建议：

l、房地产权属档案的数字化应当建立统一标准。国家档案局已就电子文件档案制定了标准，为全国性电子文件管理提供了普通规范。房地产权属档案的特性决定了其管理的独特性，当前已经建立了权属数字化档案的地方由于各种原因，没有统一的规范和标准，有的在建设过程中还走了不少弯路，使用效果也不甚理想，因此，当务之急是建立一套适合于房地产管理的数字化档案标准，规范和指导各地的权属档案现代化工作。

2、房地产权属档案数字化管理是一项系统工程，它不可能一蹴而就，必须在总体规划的指导下，分阶段有步骤地实施。数字化过程必须充分考虑到房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案，以及每年数量急增的新增档案，分别规划设计合理的建档流程。对存量档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常正常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后，实物归档前进行。

3、培养一批既懂房地产业务，又精通数字化档案管理的人才。数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，这种复合性人才是当前档案管理中迫切需要的，培养这种人才应当引起重视。