浅谈网络时代房产档案馆的应对策略

（高洁）

近几年来，信息技术迅速发展，信息的作用有了很大提高。在信息网络环境下，房屋产权档案信息发生了一系列变化。为了充分利用信息网络技术发展房产档案事业，必须借助于先进的高科技和现代化设施和技术手段，建立高效率的房产档案信息网络已成为房产档案管理发展的必然趋势。

一、建立房产档案信息网络的必要性
1、建设档案信息网络是现代社会档案馆的客观要求
网络的重要性已被世界各国认识。现代通信和计算机所引起的信息革命，势不可挡地冲击和推动整个信息业的发展，向每个信息部门提出厂严峻的挑战。房地产业是国民经济的支柱产业之一，房产档案作为社会信息业的组成部分，也必须朝着现代化的方向发展，从而以崭新的面貌服务于这个时代，否则就不能适应社会发展的要求。
2、建设网络是房产档案自身发展的需要
日新月异的网络技术使我们档案工作者感到信息革命的高潮已扑面而来。面对信息社会我认为传统的档案管理已无法满足更多和更广泛的服务要求。档案所应发挥的作用，远远未能有效挖掘出来，让档案信息真正纳人信息产业中，借助网络以增强档案本身的功能，为社会提供信息产品及信息服务，是一代档案工作者共同追求的理想。

二、建立房产档案信息网络的构想
中国共产党全面建设小康社会的战略，为城镇建设带来了机遇同时也给房产档案信息资源建设带来机遇，我们应该抓住机遇建设房产档案信息资源网络。
1、建立房产档案信息资源是房产档案信息网络的重要组成部分。房产档案信息网络应建立各种检索系统，如主题目素、案卷目录、分类目录等，实现各项业务工作自动化。同时，随着信息技术的飞速发展，档案信息系统必须向网络化、电子化的方向发展，从而在信息服务的深度和广度上，以及在时间上和空间上更方便、快捷、有效地为用户提供检索查询以及网上服务。这表现为信息咨询人员及利用者借助网络传媒进行信息传递和交流，利用计算机网络的各数据库、电子档案。电子资料、国家有关房产政策法规等解答问题，为社会提供全方位。高质量的信息服务。因此，我们必须利用我们馆藏档案数量丰富，以及我们不断大量增加的档案资料，建立一套完备的房产档案信息资料网络，使得房产档案信息资源对整个档案信息需求达到满足程度。
2、房产档案信息资源网络成
我们档案部门根据各地情况，在有限资金条件下，依靠现代化信息技术手段，共同开发房产档案信息资源网络，加强对档案信息技术研究以及信息资源，信息产品的开发。逐渐形成地区级、国家级的档案信息资源网络，使档案馆在档案信息服务范围、服务层次服务质量上都有一个大的飞跃。而且各地区档案馆建立起符合国家标准的档案信息数据库，能够及时难确地对档案进行收集、整理。提供利用。及时准确做数据统计、分析，便于掌握档案信息的利用。了解用户的潜在欲望，满足用户的需要，提高利用率。
3、房产档案网络带来的效益
房产档案网络建成有利于房屋档案的收集工作。房产档案网络的建成，使各部门可以直接把原件移交给档案馆存档。另外，通过联机，档案管理领导部门可以在网络上监督、检查各部门的档案工作，尤其是对一些重要的档案，可以催促业务部门及时归档，以免原件损坏和丢失。
房产档案网络建成有利于档案利用，即可以进行辅导性信息咨询，指引性信息咨询、检索性信息咨询和研究性咨询。通过网络管理咨询项目，表现出咨询手段的自动化，咨询方式网络化、咨询服务市场化等，提高档案利用率。作为档案工作者必须跟上时代步伐，努力做好上网前的准备工作，一旦联网，即可提供服务。
总之，房产档案信息资源网络的建立，有利于房产档案开发和利用，有利于房产档案的有效管理，是社会发展的必然趋势。

三、网络化的房产档案管理应是知识和信息管理
网络环境下房产档案管理是一种知识管理，它区别于传统的档案管理工作。档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案外，网络上的档案信息还有图形、图象、声音等信息，因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加直观和多样化。管理方法智能化，范围扩大化，使知识管理，信息管理融合在一起，房产档案管理方式是建立在档案载体的物理联系基础上，而以互联网为传播渠道的档案管理应建立在档案信息内容的逻辑联系上，其管理方式可以借鉴其他信息的管理方式。如自由文本管理方式，对非结构化的档案全文信息进行有序组织，用于档案全文数据库的加工和处理。立页管理方式，类似于档案全宗的组织方式，将某一单位和某个人联系的各种住处集中组织在一起，可看作是全宗理论在网络环境下的新发展。超媒体方式，以节点为基本单位，通过网络链路，将档案信息组成网状结构，从不同角度查询多种媒体所载的信息，还可以将书目数据通过网络进行实时传递和交换实现档案网上联机编目。

四、遇到问题及对策
l、在网络中开发房产档案时要正确处理好档案的公开和保密关系
房产档案信息资源网建成要有一定的机密性，在网上开发利用必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可以随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案或与集体、个人秘密有关的档案，因其有合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此急需制定政策，制定法律法规确定档案的上网等级。如可规定一级的保密档案不能在网络上公开。二级保密的档案只限于在内部局域网内查询。房产档案该保密的一定保密，该开放的一定要及时开放。房产档案开发利用与保密是对立统一的，在开发中既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。
2、制定统一软件编制标准
房地产信息网站是向社会提供服务的。因此编制网络软件要使房产档案专业性和实用性相结合。我们呼吁国家应尽快制定出全国统一发展规划和行业标准。使房产档案管理系统按统一标准执行。通过图像、文字、图表等形象生动的形式，把馆藏的声像档案、图片档案及其他特种载体档案提供给社会。
3、病毒的防治
由于档案上网利用极易被电脑病毒侵蚀，后果严重的会造成数据的全部丢失。因此，我们积极预防各种计算机、网络病毒，做好数据备份工作，做到防患于未然。

五、对房产档案网络展望
在网络编织下的房产档案馆，相互联系，相互促进，形成一个统一的有机整体，而整个房产档案网络所构成的信息系统，作为国家信息网络系统的子系统，最终形成发生质的飞跃。其服务将会表现出更广泛明确的特色。
l、档案馆工作中心的转移
传统的档案把保存档案作为主要职能，由于网络的建立，把档案馆的工作重心转移到信息传递和交流上来，保存好档案职能降到次要地位。
2、网络时代对房产档案工作人员需要培训对计算机地使用、网络通讯方面的知识。因为档案人员除了负责各自担负的特定服务对象工作外，还要具备搜集整理档案信息的能力，通过网络系统，把分散档案信息组合整理，提供给用户，网上工作要求工作人员具备高度责任感和高尚职业道德，拥熟的计算机技术和较好的英文水平。最后还要具备开发网络档案信息能力，综合分析能力，应变能力，成为网络利用的信息咨询专家。
3、服务方式与计算机使用技术的转变
进入信息社会、档案管理工作从原来的手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变为以计算机网络信息处理为主。这些工作都将在计算机程序的操作下进行成批的自动化处理。
服务方式、服务对象、服务范围将在网络普及中大幅度增加，档案部门为用户服务的重点将从档案“物的传递”转变为声、光、电的“知识传递”和“信息传递”。档案人员要做的就是对档案信息开展大量信息追踪、专题咨询、信息潜在与预见需求分析整理，帮助用户从快捷、简单的途径获取信息的服务方式。
总之，在现代社会高效发展的情况下，房产档案咨询服务方式与整个社会各项活动联系更加紧密。从而增加社会档案意识，随着房产档案信息资源网络系统建设，房产档案现代化管理将有一个大发展，为我们旧城改造。房地产开发、搞好城市建设，实现十六大制定的全面建设小康社会起到基础和保障作用。从而实现充分有效地利用房产档案信息资源，为社会和人民大众服务的最终目标。

（作者工作单位：洛阳市房地产产权产籍监理处）