浅谈房屋产权档案的实体管理与信息管理

（王爱萍）

一、房屋产权档案实体管理和信息管理的关系

房屋产权档案管理包括房屋产权档案信息管理和房屋产权档案的实体管理。在传统的房屋产权档案管理中注重档案实体，认为档案管理就是管理那些实实在在的档案，当现代科学技术尤其是计算机技术对房屋产权档案管理逐步渗透并且越来越显示出其高效准确的优越性时，一种倾向认为信息管理可以取代实体管理。房屋产权档案的实体管理与信息管理是房屋产权档案现代化管理中不可分割的两个部分。房屋产权档案的管理工作从理论上划分为两个基本方面。房屋产权档案的实体管理与信息管理。
房屋产权档案的实体管理是指针对实体状态的档案材料所进行的一系列管理工作，其中包括各种载体如：纸介质、照片、缩微胶片、录像带、录音带、磁介质、光介质软盘等房屋产权档案的整理、保管等；信息管理是指针对房屋产权档案信息所进行的一系列管理工作，如信息检索、信息开发利用、编研、统计等。房屋产权档案管理是一个管理系统，实体管理，向管理系统输入的是房屋权属登记申请表、墙界表、房屋地基图等实体材料，经过审查、整理等各道管理程序，最后输出档案实体；信息管理，向管理系统输入的是由各道管理程序产生的数据和实体档案记载的数据，经过分析、分类、存储，最后输出的是信息。
房屋产权档案实体管理是最基本的管理过程，实体管理的各个环节工作，都要保证和促进实体物品的流动，根据管理活动中的管理技术、规律，进行计划和控制。在房屋产权档案管理中信息管理起着主导作用，它一方面是伴随着实体管理产生，另一方面产生反馈信息，去进一步规划的调节实体管理，使之按一定规律运动。因此，在房屋产权档案管理中，房屋产权档案的实体管理与信息管理是相辅相成的，互为条件的。
房屋产权档案信息除了一般信息具有的可扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性和可共享性外，还有其自身的特点：房屋产权档案数据来源的分散性、信息的非消耗性、信息的高密度性、信息加工方法多样性。

二、对房屋产权档案实体管理和信息管理的要求

从控制论的观点来分析：房屋产权档案实体管理的管理过程实质上是一个物流，即在管理中输入、输出的实体档案，是物；房屋产权档案信息管理的管理过程实质上是一个信息流，即在管理中输入、输出的是数据或信息。在管理系统中，物流是基础，信息流是主导。物流是否畅通，在很大程度上依赖于信息管理水平与质量，而且信息流更重要的是促进物流的畅通。
对房屋产权档案实体管理和信息管理的要求即对物流信息的要求是：有明确的方向：畅通无阻；流速快。但也有各自的特点。对实体管理即物流具体要求是：
（一）加快物流速度。提高房屋产权档案实体管理的档案整理、输入、归档的速度，减少积压和滞留，采用新技术、新方法，缩短整理归档周期，满足房屋产权档案信息服务和开发利用的需要。
（二）提高物流质量。房屋产权档案实体管理的质量优劣，直接关系到房屋产权档案信息服务和开发利用的效率，在整个实体管理过程中应确保每道工序的工作质量，建立完善的质量保证体系，确保房屋产权档案信息服务和开发利用的准确性和权威性。
（三）减少中间传递环节。减少中间环节，是保证物流畅通的重要措施，中间环节降低物流速度，但又是管理中相互制约的必要保证，合理地安排中间检查制约环节，检查制约环节尽量安排在物流的动态环境进行，如边审查边整理、边输入边校对等。
信息流的流动和转换过程必须使信息发生量和质的变化。使得各种数据去伪存真、从繁到简、从无序到有序。

三、房屋产权档案物流、信息流的控制

房屋产权档案信息管理与实体管理相比有两个显著的特点：信息流双向性、信息流的滞后性。
实体管理作为物流是单向的，信息管理作为信息流是双向的，即信息输入和信息反馈。信息反馈是控制论的基础，也是房屋产权档案科学管理的基础，房屋产权档案管理最终目的是房屋产权档案的信息服务和开发利用，这个管理过程既需要静态信息（房屋产权档案的历史信息），又需要动态信息（反映房屋产权档案管理的当前状况的信息）。在登记处服务和信息开发利用过程中，经常将目标信息（信息服务和信息开发的需求目标）与实际执行中的当前信息进行对比，发现差异，分析原因，及时纠正，采取措施，不断完善物流质量。在房屋产权档案管理中控制信息流应用好信息反馈，应注意以下三点：
（－）信息反馈调节应始终贯穿在整个过程中，一次反馈调节不可能解决很多问题，反复的信息反馈调节，不断完善整个管理系统。
（二）信息反馈速度必须大于信息服务和信息开发利用速度，反应要快，以保证信息服务和信息开发利用的质量。
（三）对于以前的信息反馈，要仔细分析，根据已有的信息反馈能预测发生的信息反馈，提前采取措施，提前纠正。
从控制和管理的角度看，要求信息流对物流进行实时监控，即房屋产权档案的实体管理和信息管理同步进行，但要达到这点是不可能的，从房屋产权档案管理的特点来看，实体管理与信息管理总存在一个时间差，实体管理在进行中，信息管理不断输入信息，而信息的反馈、分析、整理等都需要时间，在这段时间内实体管理不可能等待。尤其是在手工管理的条件下，信息的处理效率很低，形成的滞后现象严重。所以信息管理基本上是事后的管理。随着科学技术的发展，新技术的不断采用，信息处理能力逐步提高，管理水平的提高，科学的预测能力的加强，将事后的信息管理逐步变成实时控制管理。

（作者工作单位：石家庄房屋资产权属登记监理中心）