浅析单位自管房管理
---------韩洪生 田大河 卢晚善------
单位自管房,是指归单位所有并管理使用的各类房屋.
谈到自管房的管理工作，通常人们会认为这仅是属于房管部门或房管人员的事情，其实这是狭隘、片面的理解。房产管理工作是涉及从土地征用、房屋建设、基础设施（水、电、暖、煤气等）、环境（道路、绿化等）到分配、使用房屋和物业管理等全过程的管理。房屋作为固定资产在我国民经济中占有很重要的地位，而单位自管房在全社会的房屋存量中占有相当大的比例，如何管理好、使用好，使之发挥最大效益，是涉及诸多硬实因素的系统工程。当今社会生活的各个领域都在发生着深刻的变化，知识信息迅速传播并不断更新，各项法律变得更加完备与确切，因此负责房管工作的人员以及有关领导，应了解房屋等设施的历史性，为管好用好这些设施做到家底清楚，心中有数。首要的就应要求房管部门的有关人员，将单位成立以来，自有的并还在使用中的房屋资料按类别予以分类归档，做到需要时能及时调用，使用过后及时归档，以免因管理上的疏忽造成有关文件资料的遗失，给今后的房屋管理工作带来不便甚至不要的损失。
一、房产管理中存在的主要问题
根据我们多年从事房屋基本建设、房产管理及产权登记等工作实践，发现许多单位对房产管理的认识还停留在过去的水平上，有的部门或承办人从思想上认为房管工作只要使用者或住房人没有大的意见就行了，往往形成重建房、重分配、重维修改建，严重忽视了从征地、报建、审批文件、产权登记、房改及建房技术资料等的搜集整理归档工作。房产文件及技术资料管理不善出现的问题有一下几个方面：
（一）文件资料没有一个归口的管理部门。单位自管房文件资料的形成涉及计划、城建规划、基建、设计、施工、监理、房管等内外部门，因职责不同，文件资料管理大都由各部门或承办人管理使用，容易造成部门间各行其事，如果不能及时搜集归档归口管理，时间一长因人员变化、部门变更，造成文件资料的遗失，到使用时才发现缺少东西，查找困难。
（二）对房产原始文件管理不善。在办理产权登记时因缺少投资文件或土地证、建筑工程规划许可证、施工许可证、竣工报告，而这些文件缺少一件都不能及时办理《房屋所有权证》，近年来表现在房改办证中尤为明显。如某单位在办理产权证时虽然有《建筑工程规划许可证》却少了“红线图”，遗失的原因是因在办其它事曾使用过“红线图”，过后没有及时归还，加之人员变动，“红线图”不知去向，迫不得已只好花一笔钱到城建档案部门去查找，耗时费力，影响了单位公房出售。这几年职工购房后不能及时领到产权证的事例很多，结果造成领导不满意，群众意见大。
（三）对房产图纸等技术资料管理不善。有些单位虽然有房产证，但对建房中形成的技术资料，尤其是隐蔽工程图纸技术资料、质量以及工程变更等资料不注意管理，给日后房屋维修改造和较大装修工程带来困难，出现工程质量（纠纷）责任时无从查起。如对房屋进行家层由于找不到图纸，对基础及上部结构等隐蔽内容情况不清楚而无从下手。
（四）不及时办理《房屋所有权证》。房屋建成以后，不及时办理产权登记，就如新生儿不上户口成了“黑人”。时过境迁，再办证时，不仅因为超过规定时限而多缴登记费用，而且在办理房产变更（如机构改革、企业改制中名称变化）、转移（如公房出售给职工）、质押、抵押贷款时延误了时间。
（五）对房产管理中的一些文件不注意搜集。如单位因机构改革（企业改制）名称多次发生变化、变更的批准文件不重视保存。这期间如果又不重视及时办理更名后的房产登记，待使用产权证时发现名称不符，产权登记机关要更名文件时又提供不出，直接影响了产权登记等。
（六）房产文件及技术资料保管使用不党的现象。在使用中没有严格的借用查阅制度，使造假等违法分子有机可乘，给单位和个人带来不良后果。
（七）其它问题。如在单位房屋坐落的门牌号码变化时，不对房产主要文件（产权证）进行变更登记，出现了权证门牌与实际不符的问题。
以上是日常工作中单位房产文件及技术资料管理中普遍存在的问题，这些问题的存在不仅会给单位经济损失和不良后果，同时在市场经济下因延误时间对企业可能失去市场；更为严重的是一旦出现房地产纠纷时，因缺少依据而丧失产权。这充分说明了房产文件（技术资料）管理在日常工作中的重要性。同时根据通行世界的国际标准化组织所推行的ISO9000族标准中，其中“文件和资料控制”作为一个综合性要素必须进行专门阐述，可见文件管理在企业和单位通过有关国际标准认证中的地位和重要性。随着我国将加如WTO组织，这方面的管理工作还必须从适应国际惯例的角度出发，引起我们的足够重视。
二、认清当前形式和任务
改革开放以来，我国国民经济发生了巨大变化，体现在房屋基本建设和房地产业方面的成就更是有目共睹。随着社会生活的进步，人们经济收入的不断提高，人们不仅对生产、工作环境提出了更高的要求，而且对建房和住房的需求和改善，物业管理的现代化也提出了更高的要求。
在逐步完善的社会主义市场经济体制下，我国房地产产权结构形成了单位产权、个人产权以及单位与单位共有、单位与私人共有、私人与私人共有等多元化格局。产权转移、变更日益频繁，房地产交易活动不断增加，同时因产权或由于受经济利益驱动的产权纠纷也将会增多。房产产权管理在社会经济和人民生活中的重要地位与作用愈来愈为人们所认识。 单位自管房的一个重要任务就是保护自己的合法权益不受侵害，实行规范化管理；同时在体制和机构改革政府的行政管理部门职能转换中，单位自管房管理还须建立社会化的物业管理机制。
随着房地产市场经济的发展和人们对产权意识的加强，单位在房地产管理方面会不断面临出现的新情况和新问题。
（一）存量房产产权的变化转移、变更和新增房的增多进一步活跃了房地产市场。经济建设的发展进一步促进了房地产建设，新增房产数量日益增多；城市住房制度改革的不断深化，住房分配货币化体制的建立，进一步推进了住房建设的步伐，人们对拥有个人产权的住房意识形成共识。职工通过集资建房、购房把属单位产权的新假和存量公有住房分割为属职工个人私有产权的房产数量大大增多，其结果是进一步活跃了房地产市场。
（二）健全的房产文件资料档案，是拥有合法产权的具体体现，也是建立房地产市场的必备条件。它可以避免一宗房地产卖给多家或重复登记，也可防止购房者上当；可以避免产权人乱抵押，也可保证抵押权人的合法权益。
（三）在房产管理、使用和产权发生变化的过程中，房产文件资料的使用、查询工作量将会大大增加，这就要求单位对房产文件资料要建立起一套科学、合理、便捷的管理体系。
（四）及时做好机构改革和体制变化后的管理工作，不因人员变化和机构部门变更而失控。
（五）要改变观念，破除安于现状和墨守成规的保守思想，认真学习和应用先进的管理技术，不断接受新事物，注意掌握管理信息工作的客观规律，逐步实现房产文件资料的网络信息化管理，以适应全社会经济信息化的要求。
（六）政府行政职能的转变和现代化企业制度建设的要求，今后对房产的管理将逐步过度为社会化、专业化、市场化的物业管理体制。
三、提高认识 加强管理
单位自管房，从决策筹建到建成投入使用，关系到单位领导及各部门所有支工，因此对它的管理是个系统工程。所形成的文件资料管理工作区别于一般的档案管理工作的特点，在实际工作中文件传递、使用过程中的动态管理。如何做好这项工作，我们认为应重视如下几个问题：
首先是提高认识。房产是一个单位存在的标志，房产文件资料是一个单位产权占有、使用等权利的依据。原始房产资料最终应取得房屋合法凭证——《房屋所有权证》，当发生房产纠纷时是非常重要的证件。房产图纸、质量检查验收等技术资料在房屋管理、使用、维修改造以及处理质量纠纷时将起到很关键的作用。这些我们必须有清醒的认识，不仅单位领导和承办人要认识到这个问题，同时还要教育全体干部职工提高这方面的意识。在提高认识的基础上重视每个岗位、每个环节文件资料的收集、整理归档工作，加强文件资料管理。
其次是在单位自管房的文件管理中必须制定房产文件资料管理工作程序。房产文件资料管理程序一般包括文件形成、审批、收发、传递、使用、修改直至归档等内容。结合其特点，在文件管理程序中应注意以下几个方面的问题：
（一）房产文件资料管理要实行分级分类管理。将所有房产文件资料列出目录清单，进行统一编号，登记标识出哪些属重要件，哪些属一般件，重要件必须实行监控管理。
（二）现行房规文件（包括国家法规和地方性法规）是房产管理、基建部门管理和技术人员鉴别形成一份房产文件是否有效的依据。而通用型技术文件（包括标准、规范图集等）现行清单是鉴别一份图纸等技术资料是否有效的依据。当出现法规、标准、规范文件作废时，要及时对原有文件资料作出标识处理。这对不同时期建成房屋所形成的档案文件资料有很大区别，具有较强的实效性。
（三）房产文件资料的标识方法。一份房产文件资料是否现行有效，除了清单的规定之外，文件本身也应有一定的标识。标识的方法可采用通常档案管理编号登记的方式进行（编号时要注意文件资料形成的时间顺序），来作为每份文件资料的唯一标识。
（四）房产文件资料在使用中的动态管理。在文件资料形成的初期，也是基建期间，这一时期文件会频繁的传递和使用，尤其是一些重要文件使用率最高，如立项文件、建设规划和施工许可证、施工图纸等。如果不注意这一时期的使用管理，可能会造成文件资料的失控好丢失。因此对这些重要文件资料除作出专门标识，如加盖“受控”章或其它明显标识，以显示其文件的重要性。
（五）对文件及技术资料修改或变更、消废作出规定。一般来说，凡是涉及与原文件及技术资料不一致之处的修改和变更，应由该文件的原发文和审批部门出具变更文件或重新审批。其表现在：一是建设阶段，如立项内容的增减、投资建设规模的变化，必须报计划和规划、城建部门予以审批；在施工阶段施工图纸变更和修改时，应由原设计部门出具设计变更通知，并在原施工图上标明变更内容和更改标识。二是在房产使用中对房屋的改造（包括对原建筑物的加固、加层、较大装修）、房屋性质的改变；单位更名、地址及门牌变更，都要及时办理和完善相应的有关文件资料，并作出变更标识。三是当房屋拆除时，要将有关部门办理的拆迁文件妥善保管，作为新建房屋登记时原房屋的灭籍依据，并对原房屋的文件资料进行封存或经有关部门审批后消废撤档。
三是建立房产文件资料管理工作责任制体系。房产文件资料管理工作责任制体系是一个单位管理工作的重要组成部分，主要责任人是单位负责人，具体责任人大都由单位档案、房产管理部门，或基建部门及其它部门的专、兼职人员构成。而房产管理部门是房产文件的主要负责部门。
四是制定严格的房产文件资料管理工作各项规章制度。对于房产文件资料管理程序中所涉及到的各个部门和岗位，均应进行制度规定和职责规定。并对从文件形成、传递、使用、搜集、编号归档、借用、变更修改、岗位人员变化移交等各个环节制定相应管理制度。
通过对单位自管房文件资料系统、程序、制度化管理，还必须提高管理人员的素质，建立一支熟悉房建技术、房产管理、房改政策、法律和经济常识等知识的专业管理人员队伍。这样不仅能杜绝单位自管房从文件资料形成、管理过程中出现的问题，还可以进一步促进整个管理工作的正规化，规范管理。
（作者工作单位：山西省水利厅、山西省人民政府机关事务管理局、太原市房地局产权监理处）